Home / Blog

Comment faire une signature électronique sur un document : tutoriel complet 2026

Facturation

🖊️ Tutoriel • Signature • Contrats

Comment faire une signature électronique sur un document : tutoriel complet 2026

Vous avez besoin de signer électroniquement un document — un devis, un contrat, un bon de commande — mais vous ne savez pas exactement comment procéder ? Bonne nouvelle : c’est bien plus simple qu’il n’y paraît. En 2026, la signature électronique est accessible à tous, sur ordinateur comme sur mobile, avec ou sans logiciel dédié. Dans ce tutoriel, on vous explique étape par étape comment faire une signature électronique valide légalement, sur différents types de documents (PDF, Word, devis), et comment PropulseCRM vous permet de le faire directement depuis vos devis en un clic.

Qu’est-ce qu’une signature électronique valide ? Ce que dit la loi

Avant de signer, il faut comprendre ce que la loi considère comme une signature électronique valide. En France et dans toute l’Europe, c’est le règlement eIDAS qui s’applique. Il reconnaît 3 niveaux de signature :

  • Signature simple : suffisante pour vos devis, CGV et contrats commerciaux courants. Elle peut être aussi simple qu’une image de votre signature ou un clic de validation.
  • Signature avancée : authentification renforcée (SMS de confirmation, identité vérifiée). Pour les contrats à enjeux importants.
  • Signature qualifiée : le niveau le plus élevé, nécessite une vérification d’identité en face à face. Équivalent légal à la signature manuscrite pour tous les actes.

Pour 90% des usages freelance et TPE, la signature électronique simple suffit. La clé : pouvoir prouver que le signataire a consenti et que le document n’a pas été modifié après signature. C’est ce que garantissent les outils certifiés comme PropulseCRM.

Signature électronique vs signature scannée : quelle différence ?

Une signature scannée (image JPEG ou PNG de votre signature insérée dans un PDF) n’est pas une signature électronique au sens légal. Elle peut être copiée-collée par n’importe qui et n’offre aucune preuve de consentement horodatée. Une vraie signature électronique génère un certificat numérique qui lie irréfutablement le signataire au document à un moment précis.

3 méthodes pour signer électroniquement un document en 2026

Du plus simple au plus professionnel — choisissez selon votre besoin

Via PropulseCRM (recommandé)

Idéal pour les devis et factures PropulseCRM. Votre client reçoit un lien par email, ouvre le document dans son navigateur et signe en un clic. Horodatage automatique, archivage et certificat inclus.

Via un logiciel PDF / Word

Sur un PDF : ouvrez avec Adobe Acrobat Reader → Outils → Remplir et signer. Sur un document Word : Insertion → Ligne de signature. Simple mais sans valeur probante avancée.

Via un outil dédié en ligne

Yousign, DocuSign, SignRequest : téléchargez votre PDF, ajoutez le champ signature, envoyez le lien. Valeur légale forte mais abonnement payant au-delà de quelques documents/mois.

Comment faire une signature électronique avec PropulseCRM : pas à pas

  1. Créez votre devis ou contrat dans PropulseCRM depuis le module Facturation — renseignez le client, les prestations et les montants.
  2. Cliquez sur Envoyer — PropulseCRM génère automatiquement un lien de signature sécurisé et l’envoie à votre client par email.
  3. Votre client reçoit l’email, clique sur le lien et accède au document dans son navigateur — sans créer de compte, sans télécharger de logiciel.
  4. Il signe en ligne avec sa souris (sur ordinateur) ou son doigt (sur mobile) et valide son consentement d’un clic.
  5. Vous recevez une notification dès que la signature est apposée. Le document signé, horodaté et certifié est archivé automatiquement dans votre espace PropulseCRM.
  6. Convertissez en facture en un clic depuis le devis signé — tout l’historique client est conservé dans votre CRM.

Le processus prend moins de 2 minutes de votre côté. Pour votre client, c’est aussi simple que d’ouvrir un email.

Comment faire une signature électronique sur un PDF : méthode rapide

Si vous avez un PDF existant que vous souhaitez faire signer sans passer par un logiciel de gestion, voici la méthode rapide :

Avec Adobe Acrobat Reader (gratuit)

  1. Ouvrez votre PDF dans Adobe Acrobat Reader
  2. Menu Outils → Remplir et signer (ou Demander des signatures)
  3. Cliquez sur l’icône stylo → Ajouter une signature
  4. Dessinez, tapez ou importez votre signature
  5. Placez-la sur le document et sauvegardez

Limite : cette méthode crée une signature simple (image) sans certificat numérique fort. Elle est valable pour des documents peu sensibles mais manque de valeur probante en cas de litige sérieux.

Comment faire une signature électronique sur un document Word

  1. Ouvrez votre document Word
  2. Onglet Insertion → Ligne de signature (groupe Texte)
  3. Renseignez les informations du signataire
  4. Double-cliquez sur la ligne de signature pour signer numériquement
  5. Sauvegardez au format .docx ou .pdf

Conseil : pour des contrats importants, utilisez toujours un outil certifié eIDAS (PropulseCRM, Yousign…) plutôt que la signature Word native, qui offre moins de garanties légales.

Faites signer vos devis en 1 clic avec PropulseCRM

Signature électronique incluse dans l’offre gratuite — aucun abonnement supplémentaire requis.

Créer mon compte gratuit

Articles liés

FAQ — Comment faire une signature électronique

Oui. En France, la signature électronique simple suffit pour la grande majorité des usages professionnels courants : devis, contrats de prestation, CGV, bons de commande. Elle est reconnue valide par le règlement européen eIDAS depuis 2016. La clé est de pouvoir prouver l’identité du signataire et l’intégrité du document — ce que les outils certifiés comme PropulseCRM garantissent via un horodatage et un certificat numérique.

Non. Une image de votre signature (JPEG, PNG) insérée dans un PDF est une signature scannée, pas une signature électronique au sens légal. Elle peut être copiée par n’importe qui et n’offre aucune preuve de consentement horodatée. Une vraie signature électronique génère un certificat numérique qui lie le signataire au document à un moment précis et ne peut pas être falsifié.

Non. Votre client reçoit simplement un lien par email lui permettant d’ouvrir le document dans son navigateur web. Il signe avec sa souris ou son doigt (sur mobile) sans créer de compte ni installer quoi que ce soit. C’est aussi simple qu’un formulaire en ligne.

Oui. La signature mobile est parfaitement valide. Votre client peut signer avec son doigt directement sur l’écran tactile de son smartphone ou tablette, sur n’importe quel navigateur. PropulseCRM optimise l’interface de signature pour les appareils mobiles.

Oui. Chaque document signé via PropulseCRM est archivé automatiquement avec son certificat de signature, l’horodatage exact et le consentement du signataire. Vous pouvez retrouver et télécharger n’importe quel document signé depuis votre espace PropulseCRM à tout moment. Ces éléments constituent une preuve opposable en cas de litige.

PropulseCRM intègre la signature électronique nativement dans vos devis et contrats, sans abonnement supplémentaire. C’est la solution la plus économique si vous utilisez déjà PropulseCRM pour votre facturation ou votre CRM. Pour des documents one-shot sans logiciel de gestion, Yousign (25€/mois) ou DocuSign (13€/mois) sont de bonnes alternatives, mais avec un coût supplémentaire.